Puntos de integración CRMZeus - Mybusiness POS
Además de la integración básica de CRMZeus-Mybusiness POS, en CRMZeus se han ido agregando otros puntos de integración, a continuación te explicamos cuales son:
Integración Básica
La integración básica se refiere a lo mínimo necesario para que el usuario pueda cotizar, dar seguimiento a su cotización y enviar pedidos.
Esto incluye:
Catálogo de clientes
- Tipo cliente
- Ciudades
- Estados
- Países
- Agentes / Vendedores
- Monedas
- Impuestos
- Listas de precios
- Catálogos del SAT
- Condiciones de pago
Catálogo de Artículos (Productos)
- Unidades de medida
- Líneas de Artículos
- Monedas
- Impuestos
- Listas de precios
- Catálogos del SAT
- Almacenes
Documentos
- Cotización: el seguimiento de la venta se hace a través de la cotización.
- Pedido: Una vez realizada la venta, la cotización se envía como pedido a MybusinessPOS en donde finalmente el pedido se factura.
Los otros puntos de integración son:
- Conversión de “Prospectos” a “Clientes”
En CRMZeus se maneja el catálogo de “Prospectos” para que el usuario pueda cotizar a un cliente potencial sin tener que agregarlo a su catálogo de clientes hasta que se concrete la venta.
Una vez que se concreta la venta, se convierte el prospecto a cliente (esto es, pasarlo del catálogo de prospectos en CRMZeus al catálogo de clientes en el sistema administrativo) para enviar el pedido a MybusinessPOS y poder facturar o remisionar el documento.
- Conversión de productos “NO catalogados” a “Catalogados”
En CRMZeus se maneja el catálogo de productos “NO catalogados” para que el usuario pueda cotizar a un cliente potencial sin tener que agregarlos a su catálogo de productos hasta que se concrete la venta, es un caso parecido a la relación Prospecto-Cliente.
Una vez que se concreta la venta, se convierte el producto “NO catalogado” a “Catalogado” (esto es, pasarlo del catálogo de productos “NO catalogados” de CRMZeus al catálogo de productos en el sistema administrativo) para enviar el pedido a MybusinessPOS y poder facturar o remisionar el documento.
- Consulta de Saldos y CxC
- Sincronización manual y automática de precios
- Consulta de existencias
- Manejo de características en los artículos
- Uso de folios consecutivos
Reglas de actualización
Existen ciertas reglas de actualización de datos que te explicaremos en esta sección. Estás reglas de actualización se reflejan en la tabla que presentamos al final del documento.
SIncronización
La primera regla es la sincronización, al sincronizar, CRMZeus guarda en la base de datos “principal” y de “catálogos” de CRMZeus los datos principales de los catálogos de Clientes productos y otros catálogos presentados más adelante, esto con el fin de optimizar las consultas y ofrecer una experiencia más rápida de carga de datos.
Clientes
CRMZeus importa los datos principales, si el dato que se está sincronizando, no existe en la base de CRMZeus, el sistema lo agrega automáticamente, por ejemplo, en el tema de las ciudades, estados y países, estos, son datos de escritura libre en MybusinessPOS, a pesar que los seleccionas de una lista, en CRMZeus son catálogos, por lo que es necesario que en CRMZeus exista el dato para poder registrar este cliente.
Es IMPORTANTE señalar que si el dato no ha sido asignado en el sistema administrativo, CRMZeus utilizará un dato genérico para facilitar la sincronización, por ejemplo, si el cliente no tiene registrada la ciudad, el sistema agregará una ciudad llamada por “Por definir” y la asignará a la dirección del cliente en CRMZeus, si el cliente, no tiene estado ni ciudad, se creará un estado “Por definir” y la ciudad por definir se asignara a este estado, por esa razón se pide al usuario que actualice sus catálogos en MybusinessPOS, de lo contrario puede suceder lo antes mencionado y podría generarse una gran cantidad de registros basura en las base de datos de CRMZeus, por ejemplo si cada usuario registra el nombre de la ciudad en diferente forma se guardará un registro de cada forma en que se haya escrito, esto es, por ejemplo, Colima, COLIMA, colima, etc., es el mismo caso para el estado y páís
Artículos
En el caso de los Artículos es parecido, si el dato no existe en el catálogo en CRMZeus, a este dato se le asignará un “Por definir”; pero también hay datos que se requiere que ya estén configurados en el sistema administrativo, por ejemplo los impuestos, etc.; en este caso el usuario deberá configurarlos en el CRMZeus antes de iniciar la sincronización.
Catálogos
Existen ciertos catálogos que son esenciales para el funcionamiento básico de CRMZeus, algunos de estos catálogos se deben de preparar en el sistema administrativo antes de iniciar la sincronización y otros se agregan al sistema de forma automática mientras se ejecuta el proceso . Estos son:
Almacenes
Ciudades
Estados
Países
Vendedores
Zonas
Líneas de productos
Proveedores.
Listas de precios
Monedas
Tipos clientes
Esquemas de impuestos
Uso diario
La sincronización, solo debería de realizarse una sola vez, a partir de la primera sincronización, todos los catálogos deben de ser modificados en CRMZeus, de esta forma se actualizan automáticamente en el sistema administrativo.
IMPORTANTE:
Si algún catálogo (Clientes, Artículos y Catálogos) se modifica en el el sistema administrativo, para que esta modificación se refleje en CRMZeus, se debe de realizar la sincronización del catálogo que incluya ese dato nuevamente.
Clientes
Cuando das de alta o modificas un cliente en CRMZeus, esta información se actualiza en tiempo real a la base de datos de MybusinessPOS.
Si quieres registrar el prospecto ya como cliente en tu sistema administrativo, no debes de darlo de alta, lo que debes de hacer es convertir el prospecto a cliente, con el método que se comentó al principio de este documento.
Artículos
En el caso de los artículos es el mismo caso que los clientes, los das de alta en CRMZeus y se actualizan en tiempo real en el sistema administrativo.
En el caso de los artículos, estos se convierten de NO Catalogados a Catalogados.
Catálogos
En cuanto al resto de los catálogos compartidos (Vendedores, Monedas, Listas de precios, Lineas de producto, etc.), cualquier modificación que se hace en CRMZeus, se actualiza en automático en MybusinessPOS.
Lista de los datos exclusivos de CRMZeus:
Estos catálogos son exclusivos de CRMZeus y no tienen afectación en el sistema administrativo
Prospectos
Artículos NO Catalogados
Cotizaciones (Las cotizaciones se quedan en CRMZeus a menos que se haya configurado para que la cotización se mande como cotización en lugar de pedido en los parámetros de CRMZeus)
Oportunidades
Servicios anticipados
Tareas
Seguimientos
Giros
Formatos
Derechos de Usuario
Contactos
Recursos
Códigos postales
Campos particulares
A continuación te presentamos la relación de campos de las BDD al momento de ejecutar el proceso de sincronización:
| MÓDULO | TABLA BDD CATÁLOGOS | COLUMNAS | TABLA BDD MYBUSINESSPOS | COLUMNAS | ACCESO | DESCRIPCIÓN |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CLIENTES | ||||||
| CLIENTES | CLIENTE_ID | CLIENTS | CLIENTE_ID | EDICIÓN | Se crea este campo en MybusinessPOS para ligar el registro con el registro de la base de catálogos | |
| CLIENTES | COND_PAGO_ID | CLIENTS | DIAS/CREDITO | CONSULTA | Se obtienen los dias de credito de la condicion de pago | |
| CLIENTES | NOMBRE | CLIENTS | NOMBRE | CONSULTA | Razón social el cliente, si existen registros duplicados, el sistema le concatena el ID con el que se registra el cliente para diferenciarlo | |
| CLIENTES | ESTATUS | CONSULTA | Estatus del cliente | |||
| CLIENTES | VENDEDOR_ID | CLIENTS | VEND | CONSULTA | Vendedor, se busca el id | |
| CLIENTES | LIMITE_CREDITO | CONSULTA | Límite de crédito | |||
| CLAVES_CLIENTES | CLAVE_CLIENTE | CLIENTS | CLIENTE | CONSULTA | Clave del cliente | |
| DIRS_CLIENTES | RFC_CURP | CONSULTA | RFC del cliente | |||
| DIRS_CLIENTES | CONSULTA | Cuenta de correo para envío de los documentos | ||||
| DIRS_CLIENTES | NOMBRE_CALLE | CONSULTA | Calle | |||
| DIRS_CLIENTES | COLONIA | CONSULTA | Colonia | |||
| DIRS_CLIENTES | NUM_EXTERIOR | CONSULTA | Número exterior | |||
| DIRS_CLIENTES | NUM_INTERIOR | CONSULTA | Número interior | |||
| DIRS_CLIENTES | POBLACION | CONSULTA | Localidad | |||
| DIRS_CLIENTES | PAIS_ID | CONSULTA | País, se busca el id y se guarda el nombre | |||
| DIRS_CLIENTES | ESTADO_ID | CONSULTA | Estado, se busca el id y se guarda el nombre | |||
| DIRS_CLIENTES | CIUDAD_ID | CONSULTA | Ciudad, se busca el id y se guarda el nombre | |||
| DIRS_CLIENTES | CODIGO_POSTAL | CONSULTA | Código postal | |||
| DIRS_CLIENTES | TELEFONO1 | CONSULTA | Número de teléfono | |||
| DIRS_CLIENTES | TELEFONO2 | CONSULTA | ||||
| ARTICULOS | ||||||
| ARTICULOS | ARTICULO_ID | PRODS | ARTICULO_ID | EDICIÓN | Se crea este campo para ligar el registro con el registro de la base de catálogos | |
| ARTICULOS | NOMBRE | PRODS | DESCRIP | CONSULTA | Nombre del artículo, si existen registros duplicados, el sistema le concatena el ID con el que se registra el producto para direnciarlo | |
| ARTICULOS | ES_ALMACENABLE | PRODS | CONSULTA | Tipo de artículo (Producto, servicio, etc) | ||
| ARTICULOS | PESO_UNITARIO | PRODS | CONSULTA | Peso del artículo | ||
| ARTICULOS | ESTATUS | PRODS | CONSULTA | Estatus, (Activo, baja, supension de ventas, etc) | ||
| ARTICULOS | UNIDAD_COMPRA | CONSULTA | Unidad de compra del artículo | |||
| ARTICULOS | UNIDAD_VENTA | PRODS | UNIDAD | CONSULTA | Unidad de venta del artículo | |
| ARTICULOS | LINEA_ARTICULO_ID | NO APLICA | NO APLICA | CONSULTA | Linea del artículo, se obtiene en base a la Clave de linea | |
| PRECIOS_ARTICULOS | PRECIO | PRODS | PRECIO1-10 | CONSULTA | Precio del artículo, se obtiene la lista de precios en base a la clave del producto | |
| CLAVES_ARTICULOS | CLAVE | PRODS | ARTICULO | CONSULTA | Clave del producto | |
| CONSULTA | Clave SAT artículo | |||||
| CONSULTA | Clave SAT de la unidad de medida | |||||
| CATÁLOGOS | ||||||
| VENDEDORES | ||||||
| VENDEDORES | VENDEDOR_ID | VENDS | VENDEDOR_ID | EDICION | ||
| VENDEDORES | NOMBRE | VENDS | NOMBRE | EDICIÓN | Nombre del vendedor | |
| CLAVES_CAT_SEC | CLAVE | VENDS | VEND | EDICIÓN | Clave del vendedor | |
| ALMACENES | ||||||
| ALMACENES | ALMACEN_ID | ALMACEN | ALMACEN_ID | EDICIÓN | Se crea este campo en Mybusiness POS para ligar el registro con el registro de la base de catálogos | |
| ALMACENES | NOMBRE | ALMACEN | DESCRIP | EDICIÓN | Nombre del almacén | |
| CLAVES_CAT_SEC | CLAVE | ALMACEN | ALMACEN | EDICIÓN | Clave del almacén | |
| MONEDAS | ||||||
| MONEDAS | MONEDA_ID | MONEDAS | MONEDA_ID | EDICIÓN | Se crea este campo en Mybusiness POS para ligar el registro con el registro de la base de catálogos | |
| MONEDAS | NOMBRE | MONEDAS | NOMBRE | EDICIÓN | Nombre de la moneda | |
| CLAVES_CAT_SEC | CLAVE | MONEDAS | MONEDA | EDICIÓN | Clave de la moneda | |
| TIPOS CLIENTES | ||||||
| TIPOS_CLIENTES | TIPO_CLIENTE_ID | TIPOS | TIPO_CLIENTE_ID | EDICIÓN | Se crea este campo en Mybusiness POS para ligar el registro con el registro de la base de catálogos | |
| TIPOS_CLIENTES | NOMBRE | TIPOS | NOMBRE | EDICIÓN | Tipo de cliente | |
| CLAVES_CLIENTES | CLAVE_CLIENTE | TIPOS | TIPO | EDICIÓN | Clave del cliente |