El objetivo de este documento es explicar los cambio en la operación del uso del sistema admirativo (SA), las operaciones que sí se puede hacer y las que no, con el afán que el usuario conozca y tenga la toda la información
Es importante iniciar que la integración entre CRMZeus y el SA es en dos vías
- de CRMZeus hacia el SA, esta es automática es decir lo que agregues, cambies se aplica en tiempo real al SA
- del SA hacia CRMZeus, esta es de forma manual es decir si cambias o agregas un catálogo en SA no se actualiza en CRMZeus de forma automática, tendrás que recurrir al proceso de sincronización manual para que los cambios que hiciste en el SA se actualicen a CRMZeus
- Por primera vez es decir cuando se hace conecta CRMZeus al SA se corre el proceso de sincronización para empezar los datos entre ambos sistemas
SINCRONIZACIÓN
¿Qué es?, cómo funciona? ¿Qué está actualizada?
Es una herramienta de CRMZeus que transfiere los catálogos de Clientes, Artículos/Productos, Proveedores, Vendedores, Zonas, Monedas, etc a la base de catálogos de CRMZeus esto con el fin de agilizar las consultas y asegurar el performance de la aplicación.
En el siguiente enlace se explica el funcionamiento de la misma:
Para SAE a CRMZeus: Sincronización de clientes y artículos de SAE a CRMZeus
Para Contpaq Comercial a CRMZeus: Sincronización de clientes y artículos de Contpaq a CRMZeus
Para Microsip la sincronización se hace de manera natural.
REGLAS O COSAS EN LA OPERACIÓN QUE NO SE DEBEN HACER
GENERALES
- Se sugiere que todos los catálogos que involucran en CRMZeus, el líder de proyecto restrinja a los usuarios para que hagan cambios desde el SA, para que lo cambios se hagan desde CRMZeus
- No pueden hacer cambio de base de datos por que cambian el ID
- Hacer cambios en la configuración de red de su servidor de datos, a menos que cambie sus datos de conexión en la cuenta administradora inmediatamente.
- Establecer todas las vistas en la opción de 100 registros por página, ya que esto forzará al sistema a cargar mucha información y la plataforma podría ponerse lenta dependiendo de la velocidad a la que trabaja la conexión.
- Para ningún catálogo: Nunca desde el SA deberá cambiar el nombre a un catálogo y dar de alta otro con el nombre que tenía el otro antes de cambiarlo, hay formas de hacer este cambio: A. desde SA lo que debe hacer es cambiar el nombre, después sincronizar, y ahora dar de alta el nuevo producto y por último volver a sincronizar. B. La solución más sencilla es cambiar el nombre y dar de alta el nuevo producto todo desde CRMZeus. Un ejemplo específico de este punto es el catálogo de “Líneas de producto”
- Para ningún catálogo: Al cambiar un dato del catálogo desde SA y NO hace sincronización y si después hace un cambio en CRMZeus, los datos del SA serán reemplazados por los datos de CRMZeus
- Para todos los catálogos: La eliminación deberá hacerse desde el SA y posteriormente en CRMZeus
CLIENTES
- Nunca dar de alta un cliente directo en el SA, ya que el proceso natural es que de un prospecto en CRMZeus lo conviertas a cliente y este se agrega de manera automática al SA, si por alguna razon das de alta el cliente deberá hacer una sincronización manual para que lo actualiza en CRMZeus, esto tiene la implicación que se pierde la estadística de tasas de conversión de prospecto
COTIZACION - PEDIDO
- Nunca modificar el pedido en el sistema administrativo el cual fue enviado por una cotización ganada, si lo hace habrá una diferencia entre los datos de la cotización y el pedido, por lo cual el procedimiento es modificar la cotización desde CRMZeus y volver a generar el pedido
- Además datos que capturó en el pedido podrían perderse al volver a generar el pedido nuevamente por un cambio en la cotización
OTROS
- Correr procesos que incluyan modificaciones a nivel base de datos en el sistema administrativo, por ejemplo, procesos que eliminen columnas o tablas y que después las vuelvan a crear, esto puede eliminar columnas que son esenciales para el correcto funcionamiento de CRMZeus, antes se debe de consultar al equipo de CRMZeus para valorar las implicaciones.
- Hacer depuración de la base de datos del sistema administrativo, creando una nueva e importando los catálogos desde la base anterior, esto cae dentro del caso anterior.
- Copiar y pegar texto desde aplicaciones tales como Whatsapp y Telegram o páginas web, estos pueden incluir caracteres especiales que pueden ocasionar errores al momento de guardar o consultar la información.
- Configurar las cuentas de una empresa de manera independiente, es decir, que todas sean administradoras. Si lo hacen será bajo propia responsabilidad, ya que si hay algún cambio en los datos de conexión, estos se den de actualizar cuenta por cuenta y en ocasiones suele suceder que se omite alguna y esto ocasiona pérdida de datos que después no se pueden recuperar.
- En el caso de SAE, no se debe utilizar la opción Control de archivos para volver a crear las tablas de la base o la opción “Solo movimientos”, porque se eliminan las columnas de control de CRMZeus específicamente la tabla de las Zonas.
NOTA:
El líder se proyecto esta de acuerdo que hacer cambios o registros desde el SA sobre catálogos que se usan en CRMZeus deberá realizar la sincronización de manera inmediata para evitar causar diferencias entre ambas plataformas