Inventarío físico en una tienda diríjase a la sección de Inventarios > subsección de Operaciones > módulo de Inventario Físico.
Un marbete es una etiqueta, sello o distintivo que se coloca en un objeto, producto o documento para identificarlo, autenticarlo o indicar el pago de un impuesto.
Al abrir el módulo podrá visualizar la siguiente pantalla.
Existen 3 formas distintas de exportar el inventario físico de una empresa:
• Por almacén buscando todas las clasificaciones.
• Por almacén consultando una clasificación en específico.
• Por artículo.
Además es importante mencionar que para guardar los distintos inventarios que se consulten se debe seleccionar un Auditor y un Auditado. Un auditor es aquella persona que se encargará de realizar el conteo del inventario, tiene permitido evaluar a uno o más auditados a la vez. Un auditado es la persona que será evaluada por un auditor.
Para la apertura de un inventario se necesita:
• Seleccionar un almacén.
• Seleccionar una o varias clasificaciones de artículos, o en todo caso de un artículo específico.
• Seleccionar el nombre de un Auditor y un Auditado. Estos deben estar dados de alta en el sistema como usuarios.
Posteriormente de clic en Guardar.
Una vez hecho esto el sistema mostrará el siguiente mensaje.
Al cerrar el mensaje se logra visualizar una nueva ventana que muestra las existencias ingresadas en el sistema. Lo que debe hacer es exportar esa información en formato Excel.
Para esto debe dar clic en el botón de Imprimir que se encuentra ubicado en la parte superior izquierda de la ventana de las existencias.
Existen 3 formas diferentes de imprimir información desde Unika ERP: mandar directamente a una impresora conectada por Red al dispositivo, guardar en formato PDF o guardar en formato Excel. En este caso se debe realizar la tercera opción, la cual es la última opción del lado derecho que se muestra en la pantalla emergente de impresión.
El sistema mostrará en la parte inferior izquierda de la pantalla una señalización, indicando que debe darle clic al ícono de Excel que se logra visualizar, esto con el objetivo de que se guarde el archivo en el dispositivo.
El archivo se mostrará descargado en la parte superior derecha de su navegador, para abrir el documento solo debe dar clic sobre el nombre del archivo.
Al abrir el archivo de existencias se visualiza la información en el siguiente formato:
Para poder editar el documento debe habilitar su edición, esa opción se encuentra ubicada en la parte superior del archivo en una barra de color café para distinguirlo, basta con darle clic en el botón con la leyenda “Habilitar edición”.
Una vez hecho esto, el archivo podrá ser modificado. En este paso se recomienda realizar el conteo del inventario. La nueva información debe ser colocada en la columna de Existencias, es decir que debe borrar la información que arrojó el sistema y en ese mismo campo ingresar el nuevo dato.
Una vez hecho esto, guarde los cambios realizados en el archivo y diríjase al sistema al módulo de Inventario físico y recárguelo.
Una vez hecho esto, abra la tabla de consultas y seleccione con doble clic el inventario que fue abierto para el conteo.
Una vez abierto el inventario correspondiente, se visualizará en la pantalla un espacio destinado para ingresar archivos al sistema.
Para subir el archivo debe dar clic en el botón con forma de clip y el navegador abrirá una ventana del explorador de archivos para poder elegir el documento a subir.
marbete
Seleccione el archivo y el sistema mostrará el siguiente mensaje, presione el botón de OK.
Posteriormente se mostrará de la siguiente manera que el archivo ha sido subido al sistema.
Se pueden agregar cuantos archivos sean necesarios y las cantidades de los artículos se sumarán, si lo que requiere es que está acción no sea realizada y en su lugar, se sustituyan los datos, debe activar el parámetro que se encuentra justo encima de la tabla.
Una vez hecho esto, de clic en el botón de Guardar.
El sistema mostrará en una ventana emergente las diferencias entre las existencias del sistema y las registradas en el archivo ingresado.
Si lo que desea es ajustar un dato de último momento, de doble clic en el registro a modificar y el sistema abrirá una ventana donde podrá colocar el nuevo dato y un comentario al respecto, para guardar este ajuste de clic en el botón de Guardar.
Es importante mencionar que en la parte superior derecha de la ventana se encuentran 3 opciones a realizar con el inventario.
Cargar Excel: al darle clic, se actualizan los datos que contenga el sistema con los ingresados en el archivo.
Descargar: permite descargar en formato Excel la comparación que realizó el sistema de la existencia del sistema y la ingresada en el archivo. Toda la información se encuentra en la primera hoja del libro de Excel.
Guardar: este botón ingresa los nuevos datos del archivo al sistema y da por cerrado el inventario físico.
La diferencia entre las opciones “Cargar Excel” y “Guardar” es que el primero se dedica a actualizar el conteo de artículos en el sistema, mientras que el segundo aparte de actualizar la información cierra el inventario físico actual.
Si lo que ha decidido es dar clic en Guardar, el sistema mostrará el siguiente mensaje confirmando la acción realizada.
Si requiere verificar que el inventario ha sido cerrado con éxito, de clic en la tabla de consulta del módulo y el sistema abrirá una nueva ventana donde se mostrará la siguiente información:
• El estado del inventario.
• El usuario que lo ha cerrado.
• Fecha y hora de apertura.
• Fecha y hora de cierre.
Además, permite eliminar los inventarios abiertos o cerrados que ya no se van a realizar o no se quieren visualizar en la tabla de consulta.