Oportunidades
Ejercicio 1
(Revisar la Vista de Oportunidades)
Agregar usuario: nos permite ver las Oportunidades de los demás usuarios. Se selecciona el usuario y se hace clic en el botón de actualizar
.
Filtro de tipos de Oportunidad: nos permite seleccionar el tipo de oportunidad de la lista de tipos de las mismas que se han configurado.
Filtros generales: nos permiten aplicar los filtros de Pendientes, Concluidos este mes y 3 meses de concluido.
Botón Actualizar: nos permite actualizar la vista después de un periodo de tiempo para poder visualizar la información más reciente (esto porque la vista no se actualiza automáticamente en tiempo real).
Filtro de texto: nos permite filtrar la información en base a una palabra o texto indicado. El filtro se aplica mientras se escribe y la búsqueda se hace en todas las columnas. En el siguiente ejemplo se encontró “cli” en la columna “Asunto” en los primeros dos registros y en la columna “Organización” en el tercero.
Botón exportar a Excel
: nos permite generar un libro de Excel con la información mostrada en pantalla. En el ejemplo anterior esta es una captura de la información contenida en el libro de Excel:
Título: nos concatena la información del Tipo de oportunidad + El filtro general aplicado + la cantidad de registros encontrados.
Columnas: muestran la información de los datos generales de la Oportunidad y las Etapas de las mismas.
Paginación: nos permiten seleccionar la cantidad de registros que podemos ver por página (5, 10, 20 o 100) y la página de la cual queremos ver los registros encontrados.
Oportunidades
Ejercicio 2
(Abrir el expediente de un cliente y de una oportunidad desde los links en las columnas y revisar el contenido)
Hacer clic en el “Folio” de la oportunidad para abrir el expediente de la misma.
Hacer clic en el nombre de la “Organización” para ver su información.
Expediente Oportunidad
Expediente Cliente
(Regresar a la ficha de Oportunidades y modificar el último seguimiento)
Clic en el botón de último seguimiento
Editar los datos del mismo y Guardar
(Hacer un Seguimiento con el botón de avance de Estatus.)
Clic en el botón de Avance de estatus
Llenar los datos del seguimiento, cambiar el Estatus y guardar (En este caso la Etapa no se puede cambiar, sigue siendo la misma, solo se avanza el Estatus)
Así se ve el nuevo estatus
(Hacer un Seguimiento con el botón de avance de Etapa)
Clic en el botón de Avance de etapa
Llenar los datos del seguimiento, seleccionar el Estatus para la nueva Etapa y guardar (En este caso el avance de la Etapa es automático, también solo se selecciona el Estatus)
Así se ve la nueva Etapa
Oportunidades
(Hacer una cotización sin Oportunidad)
Vamos a crear una nueva cotización, dando clic en el menú de acceso rápido en la parte superior y seleccionando + Cotización o dando clic en + Nueva Cotización
Una vez que damos clic nos aparece otra pestaña en la parte superior en donde vamos a llenar los datos de esa cotización.
Podemos también modificar una cotización ya creada buscándola en la vista de “Cotizaciones” y dando clic al Folio o al botón editar.
Una vez abierta la cotización vamos a seguir llenando los datos.
Podemos especificar la fecha de la cotización dando clic en la fecha que viene debajo de “Cotización NUEVA”.
Podemos buscar la organización (cliente/prospecto) por la clave, tecleando las primeras letras o la clave completa se mostrará una lista de las que coinciden con el texto escrito.
Para buscar la organización por la Razón social tecleamos las primeras letras de la misma o si buscamos desde el botón que tiene la lupa del lado derecho la búsqueda se hace también por los campos de Nombre comercial, el nombre del contacto, etc.
Si queremos podemos agregar una nueva organización o modificar una existente desde el menú desplegable del lado izquierdo.
Elegimos el contacto a quien va dirigida la cotización dentro de la organización y por último nos da la opción de seleccionar una Oportunidad a la cual podemos ligar la cotización, o crear una nueva con el menú desplegable.
Elegimos la fecha de vencimiento que va a tener nuestra cotización y la condición de pago de la misma.
Se le asigna a la Cotización también un vendedor responsable de la cotización y seleccionamos el tipo de moneda que vamos a estar manejando en la cotización.
Por último podremos configurar la fecha de entrega de la cotización.
Antes de agregar nuestros primeros productos a la cotización podemos organizar nuestra vista de igual manera que lo hacíamos con las vistas en la ventana de Portafolio.
La cotización nos da la opción de agregar un descuento extra además de el descuento por partida, ya sea por Porcentaje o por Importe.
Podemos también agregar dos tipos de observaciones, las observaciones encabezado son aquellas que solo pueden ver los usuarios del sistema, las observaciones pie de página son las que se imprimen en los formatos y que se guardan como observaciones del pedido al enviar el documento al sistema administrativo.
Del lado derecho nos encontramos con el total de nuestra cotización ya con los descuentos u otro dato que le hayamos agregado.
Ahora para agregar nuestros productos a la cotización recién creada, vamos a dar clic en + Agregar Partida
el sistema nos abrirá una ventana como la siguiente.
Aquí vamos a poder buscar un producto que queramos agregar buscándolo por la clave del producto o por el nombre del producto escribiendo las primeras letras de su nombre.
También podemos agregar, editar o eliminar un producto dando clic en las tres líneas que aparecen del lado izquierdo que nos abrirá el siguiente menú.
Un producto No Catalogado es un producto que se guardará temporalmente en un catálogo exclusivo de la base de Zeus, cuando el cliente autoriza la cotización tenemos que enviarlo a los productos Catalogados que son los que se encuentran en nuestro sistema administrativo, de lo contrario no podremos enviar la cotización a pedido.
El objetivo de los productos No Catalogados es poder cotizar productos que no existen en el inventario de nuestro sistema administrativo y que no estamos seguros de que en realidad los vamos a usar, de manera que si no se realiza la venta, tendremos la certeza de que nuestro sistema administrativo solo cuenta con productos que están en uso.
Cuando seleccionamos un producto nos aparece la cantidad que queremos agregar de ese mismo, el precio o si queremos agregar algún descuento y también podremos agregar una nota a ese producto.
Una vez que tenemos nuestro producto seleccionado vamos a dar clic en “Aceptar” en la parte inferior derecha de la ventana.
Dando clic a ese botón se agregará a la vista de partidas el cual vamos a poder modificar el producto o eliminarlo usando los botones que vienen del lado izquierdo de nuestro producto.
También podemos agregar varias partidas a la vez si damos clic en
- Agregar Partida y después damos clic en el botón azul con un símbolo de lupa en la opción de “Nombre”.
Nos abrirá otra ventana en donde tenemos una opción que si la marcamos nos permitirá agregar varios productos a la vez.
Podemos seleccionar artículos o quitarlos desmarcando la caja de la izquierda y una vez terminado damos clic en el botón “Aceptar” en la parte Inferior derecha.
Ya que verificamos que tenemos todos nuestros datos configurados de manera correcta y agregamos las partidas necesarias para la cotización, nos vamos hasta la parte inferior de nuestra pantalla y daremos clic en “Guardar”
Al dar clic en Guardar nos regresará a la pantalla de Portafolio y si nos dirigimos a la vista de cotizaciones podremos ver que se encuentra nuestra cotización que acabamos de crear.
Oportunidades
(Agregar una Oportunidad a una Cotización)
Para crear una nueva oportunidad desde una cotización lo que haremos es abrir una cotización desde la vista de Cotizaciones haciendo clic en modificar
Ya en la cotización, en el campo Oportunidad, hacemos clic en el menú contextual y posteriormente en Nuevo
Nos abrirá una ventana como la siguiente en donde tenemos que ingresar los datos requeridos.
Primero vamos a elegir el Tipo de Oportunidad que estamos creando eligiendo una del menú desplegable que viene ahí.
Elegimos el Contacto de la Organización.
Vamos a escribir ahora el asunto de nuestra Oportunidad o proyecto que estamos creando.
Le damos también una fecha de vencimiento que sería la fecha probable de cierre y también podemos marcar la casilla para agregar una fecha de Inicio de así desearlo.
Al querer cambiar la fecha de vencimiento o inicio nos abre un pequeño calendario que nos facilitará elegir una fecha determinada.
Ya habiendo definido una fecha de inicio y vencimiento en nuestra Oportunidad vamos a ponerle un valor a esta oportunidad.
Vamos a elegir el estatus en el que se encuentra nuestra Oportunidad seleccionando alguno del menú desplegable que tenemos por un lado.
Solo queda elegir una Calificación y el responsable de esta Oportunidad.
Terminamos nuestra oportunidad dando clic en el botón en la parte inferior derecha “Guardar”.
Por último guardamos la Cotización, y podemos verificar que se hayan guardado los cambios abriéndola de nuevo desde la vista de las cotizaciones.
Oportunidades
(Dar de alta una Oportunidad desde una Tarea)
Para crear una nueva oportunidad desde una Tarea lo que haremos es dar clic desde la barra de acceso rápido en la opción +Tarea o abrir una desde la vista de la vista de Tareas haciendo clic en modificar
Ya en la tarea, si la tarea es nueva seleccionamos la Organización y el Contacto, luego en el campo Oportunidad, hacemos clic en el menú contextual y posteriormente en Nuevo
llenamos los datos de la Oportunidad como se hizo en el ejercicio anterior y guardamos.
Si la Tarea es nueva llenamos todos los demás datos de la misma y guardamos.
Oportunidades
(Hacer un seguimiento y ligarle la Oportunidad creada en la Tarea del punto anterior)
Para ligar una oportunidad desde un seguimiento lo que haremos es dar clic desde la barra de acceso rápido en la opción +Seguimiento o abrir uno desde la vista de seguimientos haciendo clic en modificar
Ya en el seguimiento, si el seguimiento es nuevo seleccionamos la Organización y el Contacto, luego en el campo Oportunidad, Seleccionamos una Oportunidad de la lista
Si el seguimiento es nuevo llenamos todos los demás datos y guardamos.
Oportunidades
(Abrir el expediente de un cliente y de una oportunidad desde los links en las columnas de la vista Oportunidades y revisar el contenido)
