CAMPOS Y CONCEPTOS NUEVO PROYECTO DE OPORTUNIDAD, ORDEN DE TRABAJO O PROYECTOS
Si quieres aprender a crear un nuevo proceso de tipo oportunidad puedes apoyarte con el siguiente foro:
Al crear una nueva oportunidad nos podremos encontrar con diferentes campos y conceptos que nos ayudarán a configurar de manera correcta nuestro proyecto:
Imagen de tu nuevo proyecto: Tipo imagen, opcional.
- Nos permite agregar una imagen con la cual identificaremos estos tipos de proyecto que crearemos.
Nombre: Campo abierto, obligatorio.
- Podremos agregar un nombre para nuestro nuevo proceso de oportunidad con el que lo identificaremos, ejemplo (Oportunidad Flujo EVA, Proceso de venta, Oportunidad de venta).
Clase tipo: Campo de lista desplegable, obligatorio.
- Oportunidades: Estos son los tipos de proyectos que van relacionados a una venta, como lo es una oportunidad de venta de un nuevo proyecto con tu cliente.
- Ordenes de trabajo: Aquí podremos crear procesos relacionados a un servicio, por ejemplo: Tickets, Implementaciones, Orden de instalación, Orden de fabricación, etc.
- Proyectos: En este clase tipo podremos configurar cualquier otro tipo de proceso que no entre en las categorias anteriores, pueden ser procesos internos de tu empresa.
Usar como predeterminado: Campo de selección, opcional.
Al marcar esta casilla este tipo de proceso para oportunidades se quedará como predeterminado para que la próxima vez que ingreses a la pestaña de oportunidades el primero que se muestre sea este tipo de proceso.
Registrar equipo: Campo de selección, opcional.
Este campo ter permite registrar un equipo al momento de estar creando y ligando un nuevo proyecto (Oportunidad, Orden de trabajo, proyectos) con un cliente.
Los equipos pueden ser utilizados para agregar datos a un recurso como puede ser No. de serie y descripción ligado a un nuevo proyecto, ejemplo: Máquinas, equipos, recursos, licencias, etc.
Normalmente un equipo funciona más ligado a una orden de trabajo para llevar el seguimiento de un equipo que tiene el cliente.
Registrar folio alterno: Campo de selección, opcional.
Al activar este campo podrás agregar otro folio manualmente además del que ya genera el tipo de proyecto (Oportunidad, Orden de trabajo, proyectos) que estas creando.
Registrar dirección: Campo de selección, opcional.
Al activar este campo podrás agregar otra dirección manualmente además de la dirección que ya viene guardada en el expediente del cliente o prospecto al que le estas ligando tu proyecto (Oportunidad, Orden de trabajo, proyectos).
Mostrar proyecto en agenda: Campo de selección, opcional.
Al activar esta casilla el proyecto (Oportunidad, Orden de trabajo, proyectos) que demos de alta con el cliente se mostrará en la agenda en la fecha que nosotros pongamos que es fecha de finalización del proyecto.
Sincronizar con Google Calendar: Campo de selección, opcional.
Al activar esta casilla el proyecto (Oportunidad, Orden de trabajo, proyectos) que demos de alta con el cliente o prospecto se mostrará en la agenda de nuestra cuenta de Google Calendar en la fecha que nosotros pongamos que es fecha de finalización del proyecto.
NOTA: Para que esta casilla funcione de manera correcta es importante tener activa también la casilla anterior “Mostrar proyecto en agenda” y también tener configurada tu cuenta con una cuenta de Google Calendar, aquí podrás encontrar más información al respecto.
Serie y Folio: Campos de texto abierto, Obligatorio
Serie es un campo de letras que puede ir de 1 a 3 letras máximo para que agregues como va a iniciar tu proyecto
Folio es un campo de números donde indicas a partir de que número empiezan los folios del proyecto.
Ejemplo, en la imagen se muestra Serie: OFE Folio: 1
Cuando se genere el primer proyecto quedará la serie: OFE000001 y se irá incrementando conforme se generen nuevos proyectos.
Al completar, crear proyecto: Campo de selección y campo de lista, Opcional.
Cuando se activa la casilla te habilita otro campo de selección para que puedas seleccionar el nuevo proyecto que se estará creando al momento en el que concluyas este que estas creando.
Ejemplo si con un cliente tengo un proyecto de oportunidad de este tipo que se llama Oportunidad Flujo EVA, al concluir esa oportunidad me pedirá que cree un nuevo proyecto del que se haya seleccionado en esa lista.
CAMPOS Y CONCEPTOS DE ETAPAS, ESTATUS Y FLUJOS
ETAPAS
Imagen de Etapa: tipo imagen, Opcional
Al dar clic en el circulo te permite agregar una imagen a esa etapa para su identificación.
Nombre: Campo de texto abierto, Obligatorio
En este campo se ingresa el nombre que tendrá la etapa tiene un límite de 25 caracteres.
Avance: Campo de numero, Obligatorio
En este campo se agrega el avance porcentual que tendrá tu proyecto al estar en esa etapa, ejemplo de imagen: Al estar el proyecto en la etapa de análisis el proyecto llevará un 30% de avance.
Posición: Campo de numero, Obligatorio
En este campo se agrega el número de posición de la etapa, por ejemplo si es la etapa no. 1, etapa no. 2, etc.
Concluye: Campo de selección, Opcional.
Esta casilla se selecciona cuando quieras que la etapa que estas configurando cierre el proyecto o concluya el proyecto al llegar a esa etapa.
Usar como predeterminado: Campo de selección, Opcional.
Al marcar esta casilla cuando tu estés creando un nuevo tipo de proceso con tu cliente o prospecto, la etapa recomendada en la que iniciará el proyecto será la que hayas marcada como predeterminada.
Estatus
Imagen de Estatus: tipo imagen, Opcional
Al dar clic en el circulo te permite agregar una imagen a esa etapa para su identificación.
Nombre: Campo de texto abierto, Obligatorio
En este campo se ingresa el nombre que tendrá la etapa tiene un límite de 25 caracteres.
Usar como predeterminado: Campo de selección, Opcional.
Al marcar esta casilla este será el estatus que se seleccionará o se mostrará al llegar a la etapa en donde se le está configurando este estatus.
Usar al cambiar de etapa: Campo de selección, Opcional.
Al marcar esta casilla este será el estatus que se agregará a la etapa al avanzar a la siguiente etapa de tu proyecto, un ejemplo en el que se puede usar es para el estatus Terminado o Completado.
Elige un color: Campo de lista, Opcional.
Aquí podrás seleccionar de una lista desplegable el color que quieres que se muestre en tu lista de oportunidades cuando una oportunidad se encuentra en este estatus de la etapa en la que se encuentra.
Color: Campo no editable; Color HEX: Campo no editable
Aquí podrás ver el código del color que seleccionaste y una previsualización de este mismo.
Flujos / Pestaña General
Descripción corta: Campo texto abierto, Obligatorio.
Descripción del task en donde le ponemos un titulo corto para indicarle al vendedor que actividad tiene que realizar.
Descripción larga: Campo texto abierto, Obligatorio.
Este campo se utiliza para describir detalladamente la actividad que tiene que realizar el vendedor y quede muy claro el task.
Padre: Campo de lista, Obligatorio.
En este campo se tiene que seleccionar el task que será padre, cuando task padre se concluye se activará el task “Hijo” que sería el que se está configurando actualmente.
Responsable EVA: Campo de selección, Opcional.
Esta casilla se activa cuando quieres que al llegar al task que estás creando se envíe un mensaje automático a los tipos de contacto seleccionados.
Véase la pestaña de Notificaciones para ver su configuración de mensaje.
Responsable: Campo de lista, Opcional.
En este campo se selecciona el usuario o los usuarios responsables de poder concluir este Task y poder pasar al siguiente, se puede seleccionar al usuario responsable de proyecto, al usuario creador del proyecto o puede ser incluso seleccionando un usuario específico.
Departamento: Campo de lista, Opcional.
En este campo podremos seleccionar en lugar de un solo responsable a un departamento.
Todos los usuarios integrantes de el departamento seleccionado podrán concluir el task que se está configurando.
Puesto: Campo de lista, Opcional.
En este campo podrás seleccionar el puesto del responsable que está configurado en el Task, las opciones que vienen en este campo son las del catálogo general llamado -Tipos de contacto-.
Activación: Campo de lista, Opcional.
En este campo de activación te permite seleccionar en que periodo se activará el task que estás configurando después de haber concluido el task anterior.
Puedes seleccionar periodos de activación como Inmediatamente, Días, Meses o seleccionando una fecha manualmente.
Clasificación: Campo de lista, Opcional.
Aquí podrás crear clasificaciones para poder clasificar cada uno de los tasks que tienes creados y sea fácil identificar el tipo de task que tienes configurado.
Permitir bifurcación: Campo de selección, Opcional.
Al activar este campo te permitirá configurar dos caminos de tasks que se estén ejecutando al mismo tiempo, por ejemplo este sería el task padre de otros dos task hijos en tu flujo y los dos caminos estarán corriendo al mismo tiempo.
Crear seguimiento: Campo de selección, Opcional.
Al activar esta casilla podremos hacer que el vendedor registre su seguimiento de que fue lo que hizo al momento de concluir el task.
Crear ciclo: Campo de selección, Opcional.
Al activar este task podemos hacer que se pueda generar un ciclo, lo cual hace que el task se pueda repetir infinita cantidad de veces que sean necesarias hasta que el vendedor finalice el ciclo y decida avanzar al siguiente task.
Flujos / Pestaña notificaciones
Generar evento: Campo de selección, Opcional.
El campo de generar evento se marca automáticamente cuando se seleccionar al responsable Bot EVA.
Tipo de evento: Campo de lista, Obligatorio.
El campo tipo de evento solo tiene una opción de evento a seleccionar que es “Enviar Whatsapp” es importante recordar que tienes que tener ya integrado tu cuenta de wintook y un whatsapp con tu cuenta de CRMZeus.
Mensaje: Campo de texto abierto, Obligatorio.
En este campo podrás ingresar el texto que se estará enviando al destinatario mediante whatsapp al llegar a este task.
Tipo de contacto: Campo de lista, Obligatorio.
Aquí seleccionarás uno o varios destinatarios a los cuales quieres enviarle el mensaje por whatsapp al llegar a este punto.
Las opciones de seleccion es agregando el tipo de contacto de tu catálogo general de tipos de contacto, por lo tanto es importante que en la organización a la que le tienes ligado el proyecto tenga un contacto con el tipo de contacto que tu selecciones en este apartado.